Działania następcze po dokonaniu zgłoszenia – co należy zrobić?

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna obejmować m.in. obowiązek podejmowania odpowiednich działań następczych przez wyznaczoną osobę lub jednostkę organizacyjną. Działania te obejmują w szczególności przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i wdrożenie środków naprawczych.

Wstępna weryfikacja i potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia

Po otrzymaniu zgłoszenia o naruszeniu prawa, osoba odpowiedzialna za jego przyjęcie powinna bezzwłocznie przeprowadzić wstępną weryfikację. Celem tej weryfikacji jest ocena, czy zgłoszenie zawiera wystarczające informacje do wszczęcia postępowania wyjaśniającego.

Osoba odpowiedzialna musi potwierdzić przyjęcie zgłoszenia sygnaliście w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Potwierdzenie to może być wysłane na adres e-mail lub korespondencyjny, który został udostępniony przez sygnalistę. W razie braku danych kontaktowych, potwierdzenie nie jest wymagane. Należy też dołączyć informację o przetwarzaniu danych osobowych.

Prowadzenie postępowania wyjaśniającego

Postępowanie wyjaśniające ma na celu ustalenie, czy doszło do naruszenia prawa oraz wskazanie odpowiedzialnych osób.

Aby postępowanie było skuteczne, osoba prowadząca powinna mieć odpowiednie uprawnienia, takie jak:

żądanie dodatkowych informacji od sygnalisty,
przesłuchiwanie sygnalisty, osób, których dotyczy zgłoszenie, i innych osób mających istotne informacje,
uzyskiwanie informacji i dokumentów od innych działów,
przegląd dokumentów, danych z systemów informatycznych, nagrań z monitoringu i innych zapisów,
zabezpieczenie urządzeń służbowych będących nośnikami danych,
korzystanie z opinii ekspertów,
występowanie do zarządu o środki zabezpieczające, jak zawieszenie w obowiązkach.

Osoby zatrudnione w firmie powinny współpracować z osobą prowadzącą postępowanie, odpowiadać na pytania, udostępniać dokumenty oraz umożliwiać dostęp do urządzeń służbowych. Ważne jest także, aby chronić dane osobowe wszystkich osób wymienionych w zgłoszeniu. Wszystkie działania powinny być dokumentowane, a poufność zapewniona poprzez odpowiednie zabezpieczenia dokumentów.

Udzielanie informacji zwrotnej

Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego, ale nie później niż w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, sygnalista powinien otrzymać informację zwrotną o podjętych działaniach i ich rezultatach. Informacja ta powinna zawierać m.in. informację o wykryciu lub braku naruszeń prawa oraz zastosowanych lub planowanych środkach zaradczych.

Podejmowanie środków naprawczych

Jeśli postępowanie potwierdzi naruszenie prawa, osoba odpowiedzialna powinna niezwłocznie poinformować o tym osoby decyzyjne, takie jak zarząd. Zaproponowane środki naprawcze mogą obejmować w szczególności: