Sygnaliści: Jak wybrać odpowiedni kanał do zgłaszania nieprawidłowości

Prawo nie określa szczegółowych wymagań co do formy kanałów zgłoszeń, ale wymaga, aby sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmowały co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie (art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów). Wybór kanału zgłoszeń powinien uwzględniać wielkość firmy, jej możliwości finansowe, ryzyka związane z działalnością oraz strukturę zatrudnienia. Ważne jest, aby niezależnie od wyboru narzędzia, kanał zgłoszeń był łatwy w obsłudze, zapewniał poufność danych, umożliwiał kontakt zwrotny z sygnalistą oraz był dostępny dla osób spoza firmy, takich jak byli pracownicy czy osoby rekrutujące się.

Ustne zgłoszenia mogą być realizowane np. przez telefon, za pomocą innych systemów komunikacji elektronicznej lub poprzez bezpośrednie spotkanie, które powinno zostać zorganizowane w ciągu 14 dni od wniosku sygnalisty.

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie:

1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

2. kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez jednostkę lub osobę, lub podmiot, upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Z kolei zgłoszenia pisemne mogą być dokonywane w formie papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca ma dowolność wyboru narzędzia do zgłoszeń, od prostych rozwiązań, jak skrzynka wrzutowa, dedykowany w tym celu adres e-mail lub numer telefonu, po bardziej zaawansowane technologie, takie jak aplikacje czy platformy internetowe. Nowoczesne rozwiązania IT mają zalety, takie jak dostępność w dowolnym czasie i miejscu, szybka reakcja oraz możliwość łatwego dialogu z sygnalistą w celu wyjaśnienia zgłoszenia.

Podstawa prawna: