Wróć do listy22 sierpnia 2024

Wyznaczanie osoby do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń – zasady

W ramach wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości, należy wyznaczyć osobę lub jednostkę, która będzie odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpoznawanie zgłoszeń sygnalistów. Wybór odpowiedniej osoby lub zespołu jest kluczowy, gdyż od ich pracy zależy, czy pracodawca właściwie wypełni swoje ustawowe obowiązki.
Osoba przyjmująca zgłoszenie sygnalisty

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wymagają, aby w ramach wewnętrznej procedury zgłoszeń pracodawca określił:

  • wewnętrzną jednostkę organizacyjną, osobę wewnątrz firmy lub podmiot zewnętrzny odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń;

  • bezstronną jednostkę organizacyjną lub osobę, która będzie odpowiedzialna za podejmowanie działań następczych, takich jak weryfikacja zgłoszeń, komunikacja ze zgłaszającym, żądanie dodatkowych informacji oraz udzielanie odpowiedzi.

Co ważne, pracodawca może wyznaczyć zewnętrzny podmiot do przyjmowania zgłoszeń, ale nie może mu powierzyć działań następczych. Wyjątkiem są grupy prywatne zatrudniające od 50 do 249 osób, które mogą zawrzeć umowę o wspólnych zasadach przyjmowania, weryfikacji zgłoszeń i prowadzenia postępowań wyjaśniających (art. 28 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów).

Pracodawca powinien zadbać o to, aby osoba odpowiedzialna za działania następcze wewnątrz organizacji:

  • miała odpowiednie uprawnienia, pozwalające na swobodne podejmowanie decyzji, dostęp do dokumentów i systemów oraz możliwość prowadzenia postępowań wyjaśniających

  • miała jasno określone odpowiedzialności i zakres obowiązków, a także dostęp do odpowiednich narzędzi niezbędnych do skutecznego prowadzenia postępowań wyjaśniających; w tym celu warto przyjąć odpowiednie procedury

  • nie była przeciążona obowiązkami; jeśli osoba ta już pełni inne funkcje, należy zapewnić, że nowe zadania nie będą z nimi kolidować

  • była ulokowana wysoko w strukturze organizacyjnej firmy, aby zapewnić jej odpowiednią niezależność

  • posiadała umiejętności niezbędne do obsługi dedykowanego kanału zgłoszeń

  • była zaufana, niekonfliktowa, dyskretna, odpowiedzialna i potrafiła działać stanowczo oraz radzić sobie ze stresem

Osoby wyznaczone do tych zadań muszą posiadać pisemne upoważnienie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych. Mają także obowiązek zachowania poufności informacji uzyskanych w trakcie powierzonych im działań.

Natomiast upoważnienie podmiotu zewnętrznego wymaga zawarcia umowy w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą.

Podstawa prawna:

  • art. 25 ust. 1 pkt i pkt 3, art. 27, art. 28 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).

Autor: Leszek Skupski

Najnowsze artykuły